আপনার ব্যবসার জন্য একটি রেকর্ড প্রতিলিপি নির্ধারণ করুন।

আমরা সবাই জানি, বা আমাদের জানা উচিত, আমাদের ব্যবসা রেকর্ড সংরক্ষণ ও সুরক্ষিত করার প্রয়োজন। আমরা যখন শুরু করি তখন প্রত্যেক ডকুমেন্ট, রসিদ, চালান, এবং ব্যবসায়িক রেকর্ডে রাখা সহজ। কিন্তু কয়েক বছর পর আমরা দেখি যে এই সমস্ত রেকর্ডগুলি আমরা পালন করছি আমাদের নিজেদের এবং আমাদের কর্মচারীদের জন্য কাজের স্থানগুলির তুলনায় ফাইলের ক্যাবিনেটে আরও তলভূমির স্থান গ্রহণ করছে।

ভাল খবর হল যে আমরা সত্যিই সব রেকর্ড চিরতরে রাখুন। হ্যাঁ, কিছু আমাদের চিরকালের জন্য রাখা প্রয়োজন কিছু আমরা কেবল IRS আমাদের সাথে তাদের উপায় হয়েছে পর্যন্ত রাখা। এবং কিছু কিছু আমরা শুধুমাত্র কয়েক বছর ধরে রাখতে হবে।

কোন রেকর্ড রাখা প্রয়োজন নির্ধারণ, এবং কতক্ষণ জন্য, একটু কঠিন। এবং অস্থায়ী রেকর্ড সঠিকভাবে নিষ্পত্তি করা ঠিক পুনর্ব্যবহুল বিন মধ্যে কাগজগুলি tossing হিসাবে সহজ নয়।

রেকর্ডস রিটেশন শেল্ড খেলা হয় আসে যেখানে এখানে। এই ডকুমেন্টটি আপনার ব্যবসার উত্পাদনের প্রকারের তালিকা (আর্থিক, কর্মচারী, কর্মচারী হ্যান্ডবুকে, চুক্তি, অপারেশন, মিটিং মিটার, নীতি বিবৃতি, অনলাইন গোপনীয়তা বিবৃতি … তালিকাটি অসাধারণ বলে মনে হতে পারে); আইআরএস বা সার্বানেস-অক্সলে অ্যাক্টের মতো রেকর্ড কতটুকু রাখা উচিত এবং প্রয়োজনীয় কর্তৃপক্ষের জন্য কোন আইনি প্রয়োজনীয়তা চিহ্নিত করে; উল্লেখ্য, ব্যবসার কার্যক্রমে রেকর্ডটি সাধারণত সক্রিয়ভাবে ব্যবহৃত হয় কতদিন; এবং আরও অন্যান্য তথ্য থাকতে পারে, যেমনটি উল্লেখ করে যে রেকর্ডগুলি সংবেদনশীল ব্যক্তিগত সনাক্তকরণ তথ্য রয়েছে; এবং যদি মাইক্রোফিল্ম বা ডিজিটাল স্ক্যান করা কপি কাগজ ডকুমেন্টের গ্রহণযোগ্য আইনি বিকল্প।

ইন্টারনেট অনুসন্ধান করুন এবং আপনি রেকর্ডস রিটেশন কোর্স এবং নমুনার সম্পর্কে প্রচুর তথ্য পাবেন, যেমন মিলেনিয়াম রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট দ্বারা প্রস্তাবিত এই এক। মনে রাখবেন, যে একটি নমুনা সময়সূচী শুধু একটি মত দেখায় কি একটি সাধারণ উপস্থাপনা হয়। আপনার রেকর্ডস রিটেশন শেলিউড আপনার ব্যবসায়ের ধরন অনুযায়ী তৈরি করা হবে, যেখানে আপনি অবস্থিত, কোন রাষ্ট্র (গুলি) এবং / অথবা আপনি ব্যবসা করছেন এমন দেশগুলিতে, আপনি যদি স্টক মার্কেটে ব্যক্তিগত মালিকানাধীন বা বাণিজ্য শেয়ার করেন তবে এটি একটি সরকারী প্রতিষ্ঠান, সরকারী চুক্তি, এবং অপ্রতুল অন্যান্য কারণগুলি।

আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট, আইনি পরামর্শ এবং / অথবা একটি পেশাদার রেকর্ড পরিচালন প্রতিষ্ঠানের সাথে আপনার বিকাশ ও প্রতিষ্ঠা করতে পারেন।

আপনি রেকর্ডস রিটেশন সেকশনটি আনুষ্ঠানিকভাবে তাই বাস্তবায়ন করতে পারেন আপনার কোম্পানির সবাই এই সম্পর্কে জানেন। এটি নিশ্চিত করে যে আপনার অত্যাধিক রেকর্ডগুলি আসলে প্রথম স্থানে রাখা হয়। পরে, আপনার কাছে অ্যাকাউন্টে প্রদেয় চালানে অনেক ফাইল ক্যাবিনেট আছে বলে বলুন। আপনার রিটার্নেশন শেলিটি আপনাকে এই 6 বছর ধরে রাখতে হবে, তবে অভিজ্ঞতাটি আপনাকে দেখায় যে আপনি সত্যিই 3 বছরের জন্য তাদের মধ্যে পেতে পারেন। এই বিষয়ে জানা, আপনি বন্ধ সাইট স্টোরেজ অথবা একটি গ্রহণযোগ্য বিকল্প স্টোরেজ মিডিয়ার সুরক্ষিত রাখার জন্য এই রেকর্ডগুলির স্থানান্তর করে আপনার ব্যবসা / অফিসের ফাঁক স্থানটি মুক্ত করতে পারেন।

একবার আপনার রেকর্ড থাকলে যেগুলি তাদের ধরে রাখার সময়সীমা শেষ হয়ে গেলে আপনি তাদের নিষ্পত্তি করতে পারেন । কিন্তু, যেমনটা আমি বলেছি, আপনি কেবল তাদের পুনর্ব্যবহার করতে পারবেন না। আপনি তাদের নিষ্পত্তি জন্য একটি প্রতিষ্ঠিত প্রক্রিয়া থাকতে হবে। হ্যাঁ, পুরানো নথির পরিত্রাণ পেতে আপনাকে আরো ডকুমেন্টেশন তৈরি করতে হবে।

আপনি যারা এই রেকর্ডগুলি তৈরি করে দিয়েছিলেন সেগুলি চাইবেন যে তাদের আর রেকর্ডগুলির দরকার নেই আপনার লক্ষ্য করা উচিত যে রেকর্ডগুলি আপনার প্রতিষ্ঠিত রেকর্ডস রিটেনশন শেল্ড অনুযায়ী তাদের আটকাবস্থার সময় শেষ হয়ে গেছে এবং অডিট, মামলা ইত্যাদির কারণে তাদের আটকাবার সময়টি বর্ধিত হয়নি।

আপনি কখন প্রত্যয়িত করতে চান, কিভাবে, এবং কার দ্বারা, নথি ধ্বংস করা হয়েছিল। অতীতের তুলনায় আজকের তুলনায় এটি খুবই সহজ, যখন আমি একটি ডাম্পস্টারের পাশে একটি লোডিং ডক এবং খাওয়ানো কাগজ থেকে একটি কাফ্ফড়ায় বক্সগুলিতে হোল্ডিং অনেক ঘন্টা কাটিয়েছি। সাম্প্রতিক বছরগুলিতে মোবাইল শ্রিডডিং কোম্পানিগুলির প্রসার ঘটেছে। তারা আপনার ব্যবসার জন্য তাদের বড় ট্রাক-মাউন্ট করা কনফেটটি শ্রিড্ডার চালাবে, আপনার বাক্সগুলিকে ট্রাকের কাছে ধরবে, তাদের ধ্বংসের সাক্ষী দিতে হবে এবং আপনাকে ধ্বংসের একটি শংসাপত্র দেবে।

একটি রেকর্ডস রিটেশন শেলিউড স্থাপন, বাস্তবায়ন এবং অনুসরণ করার জন্য আপনার কোম্পানিকে আপনার ব্যবসার জন্য প্রয়োজনীয় গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ডগুলি বজায় রাখা এবং বজায় রাখা নিশ্চিত করার একটি দীর্ঘ পথ হবে। এবং, একটি খারাপ কেস দৃশ্যকল্প, আপনি মামলা বা মত এ ধরা উচিত, আপনার রেকর্ড রাখা এবং একটি নিয়মিত ঘটমান, প্রতিষ্ঠিত, অনুমোদিত, নথিভুক্ত প্রক্রিয়ার মধ্যে ধ্বংস এবং একটি মধ্যরাতের মধ্যে শস্যাগার পিছনে বার্ন না প্রমাণ করুন। অপরাধমূলকতা এবং দায়িত্ব এড়িয়ে যাওয়া, বা আইনি প্রক্রিয়ার মধ্যে বাধা দেওয়ার একটি অপেশাদার প্রচেষ্টা।