আপনার ইনভয়েসকে প্রত্যাখ্যান করা হয়েছে: ইনভয়েসিং কর্পোরেশনগুলির শীর্ষ 8 টি টিপস।

এন্টারপ্রাইজ বা কর্পোরেট গ্রাহকের সাথে চুক্তিটি বন্ধ করা, কোনও ব্যবসায়ের জন্য ক্ষুদ্র ও বৃহত্তর একটি বড় প্রচার।, আরেকটি জিনিস সম্পূর্ণই।

আপনি আশা করতে পারেন হিসাবে এটি মসৃণ যেতে পারেন, বা একটি মোট জগাখড়ি শেষ। এটি আপনার গ্রাহকদেরকে চালানোর উপায়ের উপর নির্ভর করে। একবার প্রাপ্ত এবং রেকর্ড করা হলে, ইনভয়েস একটি ধারাবাহিক প্রক্রিয়াগুলি চালু করে যা আপনার অ্যাকাউন্টে অর্থ জমা করে দেয় - যদি না কোনও ভুল হয়।

আপনার ইনভয়েসগুলি চালু করার সময়টির বিবরণটি বিশদ বিবরণের মধ্যে রয়েছে। নিম্নোক্ত টিপস আপনার অ্যাকাউন্টে প্রদেয় দুই বছর এবং প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি থেকে আসে, এবং তাদের নিম্নলিখিতগুলি আপনাকে সময়, অর্থ এবং তীব্র চাপ বজায় রাখতে সহায়তা করে।

এছাড়াও দেখুন: অ্যাকাউন্টগুলি কিযোগ্য? একটি মিনিটের মধ্যে মেট্রিক্স

1 আপনার চালান আসলে কোথায় যায় তা জানুন [

] বড় কোম্পানীর সাথে আচরণ করার সময়, আপনাকে মনে রাখতে হবে যে অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় করা হচ্ছে আউটসোর্স করার প্রথম প্রক্রিয়া এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্বয়ংক্রিয়। এবং যেখানে automatization আছে, ত্রুটির জন্য সহনশীলতা পরবর্তী কেউ না এটি আপনার চালানগুলিতেও প্রযোজ্য।

এর অর্থ হল অন্য কোন দেশে (এবং এমনকি একটি ভিন্ন টাইমজোন) আপনার ইনভয়েসেস বইগুলি সম্ভবত এটি একটি তৃতীয় পক্ষ বা একটি ভাগ পরিষেবা কেন্দ্র কিনা, মান মান কঠোর হয়। তারা একটি চালান প্রত্যাখ্যান করতে দ্বিধাবোধ করবে না, বিশেষত একটি ছোট বিক্রেতা থেকে, কিছুটা শঙ্কিত হওয়ার কিছুটা পরে। আপনি একটি তুচ্ছ বিবরণ হিসাবে সম্ভবত মনে হতে পারে আসলে একটি আউটডোর ক্ষেত্রে আউটসোর্সিং অংশীদার জন্য গুরুতর অস্বাভাবিক কারণ হতে পারে।

উপরন্তু, পি একটি নথি উচ্চ ভলিউম সঙ্গে পরিচালনা করে এবং তাদের প্রতিটি খুব দ্রুত মূল্যায়ন করা হয়। প্রতিটি চালান বিশ্লেষণ করার জন্য কোন সময় নেই- এটি সঠিক বা না হয়, এবং এটি এর। নিশ্চিত করুন যে আপনার চালান সরাসরি গ্রহণ এবং অনুমোদন করা হয়। কিভাবে? ভাল, মেনে চল!

2 শুরু থেকে এটি নখো

আমি দেখেছি পেমেন্ট সমস্যা অধিকাংশ সহজভাবে ক্লায়েন্ট এর বিলিং প্রয়োজনীয়তা অনুসরণ দ্বারা এড়ানো হতে পারে। তবে চুক্তিটি আরও বেশি জড়িত থাকে, তবে এই তথ্যটি হারিয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা বেশি।

সেলস প্রতিনিধিরা প্রায়ই সেই বিলিং নির্দেশনা গ্রহণ করে, কিন্তু নতুন সূত্রগুলি সুরক্ষিত করার উপর তারা মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করে, তবে তারা অবহেলা করে আনুষ্ঠানিকতা যে পরে আসে।

নিশ্চিত করুন যে আপনার বিক্রয় এবং বিলিং একই পৃষ্ঠায় আছে।

এছাড়াও দেখুন: ইনভয়েস ফাইন্যান্সিং কি অর্থ তৈরি করে?

3। আপনার ইনভয়েসগুলি পাঠযোগ্য রাখুন

আপনি ইলেকট্রনিক বা কাগজের চালান প্রেরণ করেন কিনা, এটি সম্ভবত শুরুতে স্ক্যান করা হয় এবং একটি চালান পাঠ্য সফটওয়্যারের মাধ্যমে পাঠানো হয়। এপি একাউন্টেন্ট তাদের পরবর্তী verifies।

এটা অনেক জিনিস ভুল হতে পারে যেখানে। সব প্রথম, এই অ্যাপ্লিকেশন রঙ পড়া ভাল না। আপনি বিভিন্ন রঙের সাথে আপনার চালান আপ মসৃণ করতে প্রলুব্ধ হতে পারে, কিন্তু এটা তাদের সহজ রাখতে ভাল। কালো সব টেক্সট এবং নম্বর থাকা আবশ্যক।

উপরন্তু, চালান নিজেই স্ক্যান না - গ্রাহকের সিস্টেমের ফলে ইমেজ অপঠিত হতে নিশ্চিত। যাওয়ার সঠিক উপায় হল পিডিএফ তৈরি করা।

দ্বিতীয়, নিশ্চিত করুন যে প্রয়োজনীয় বিবরণ (চালান তারিখ, তারিখ, তারিখ, PO নম্বর, কোম্পানির নাম এবং ঠিকানা, পরিমাণ এবং ট্যাক্স হার) তারা প্রথম নজরে এ স্পট সহজ হতে হবে। অন্যথায়, চালানটি অবিলম্বে প্রত্যাখ্যাত হতে পারে, এমনকি যদি তথ্য আসলেই সেখানে থাকে।

4 বিলটি সঠিক সত্তা

বৃহত্তর কোম্পানি, এটির আরও বেশি সত্ত্বা থাকতে পারে। অর্ডার ফরমটি অন্যথায়, অন্যথায়, যে ইউনিটটি আপনি আসলে ব্যবসা করছেন সেটি চালান।

সঠিক বিলিং ঠিকানার বিষয়ে সন্দেহ থাকলে অনেক বিক্রেতারা কর্পোরেট সদর দফতরে তাদের চালানগুলি মোকাবেলা করতে থাকে। এপি তাদের প্রত্যাখ্যান এবং ডকুমেন্টটি সংশোধন করে বিশদ বিবরণের সাথে পুনরায় জিজ্ঞাসা করার জন্য নিশ্চিত।

উপরন্তু, কোম্পানীর নাম বা এর ঠিকানাটি ছোট করো না। কিছু দেশ (উদাহরণস্বরূপ, সিঙ্গাপুর) এর ব্যাপারে কঠোর নিয়ম রয়েছে, এবং এপি হয়তো সংখ্যার সঙ্গে অাপনি ইনভয়েসেস গ্রহণ না করে বা অনুপস্থিত বিবরণগুলি গ্রহণ করতে পারে না।

এটি অদ্ভুত বলে মনে হতে পারে, কিন্তু মাঝে মাঝে আমাকে এমন ভুলগুলি বাতিল করতে হতো যে ভুল ভেতরে বা রাস্তার নম্বর ছিল ক্লায়েন্ট এর ঠিকানাতে আপনার ব্যবসার অংশীদারিত্বের মাধ্যমে আপনি যা প্রদান করেছেন ঠিক সেভাবেই ব্যবহার করুন।

এছাড়াও দেখুন: ক্যাশফ্লোর পূর্বাভাস কিভাবে

5 ক্রয় আদেশটি সম্মান করুন

আপনার গ্রাহকদের আপনার চালানে একটি ক্রয় আদেশ (বা "PO") এর সংখ্যা সম্ভবত প্রয়োজন। যদি তা হয় তা যাচাই করতে নিশ্চিত করুন এবং PO- তে অন্তর্ভুক্ত সমস্ত তথ্য মেনে চলতে পারেন।

পিএ হল এই সংখ্যাটি ব্যবহার করে চালিকাগুলি বুক করার সাথে এটি প্রথম দেখায়। যদি এটি না হয় বা এটি স্পট করতে কঠিন হয়, চালান প্রত্যাহার করা হতে পারে এবং তার অর্থপ্রদান পরিশোধ রান মিস করা যেতে পারে। আর্থিক সময়সীমার পিওর কভার এবং উপলব্ধ নগদ ট্র্যাক রাখুন। একটি পিওর তারিখের বাইরে বা তহবিলের বাইরে একটি চালান প্রেরণ করা হয় নিশ্চিত না যে দিনের দ্বারা অর্থ প্রদান বিলম্বিত হয়, যদি না সপ্তাহ হয় এটি এক অর্থবছরের তৃতীয় / চতুর্থাংশ থেকে অন্য রূপান্তরের সময় বিশেষ করে সমস্যাযুক্ত।

প্রতি এক চালান প্রতি এক পিএইচও রাখা ভাল। এটি একটি দস্তাবেজে বেশ কিছু PO অন্তর্ভুক্ত করার সুবিধাজনক বলে মনে হতে পারে, তবে এটি এপি থেকে বইয়ের জন্য কঠিন করে তুলবে, বিশেষত যখন তাদের একজনের সাথে একটি সমস্যা আছে।

6 সঠিক মুদ্রায় বিলের

বৈদেশিক বিনিময় সঙ্গে বিশেষত যখন, বিলম্বিত পেমেন্ট জন্য অন্য সাধারণ কারণ মুদ্রা বৈষম্য; যখন আপনি এই ধরনের আচরণ সঙ্গে অতিরিক্ত সতর্কতা অবলম্বন করুন।

ভারত মত কিছু দেশ, বৈদেশিক মুদ্রার মধ্যে ওয়্যার স্থানান্তর প্রক্রিয়া করা অত্যন্ত কঠিন করা। আমি এই কারণে মাসিক টানা পেমেন্ট দেখেছি, শুধুমাত্র একটি নতুন আদেশ প্রদান করে সমাধান করা হয়েছে।

যদি আপনি আপনার গ্রাহককে স্থানীয় মুদ্রার চেয়ে ভিন্ন মুদ্রায় চালিত করেন তবে আপনাকে তাদের গার্হস্থ্য সমতুল্য আমানত উপর পরিমাণে, ট্যাক্স সহ এবং বাদ।

এছাড়াও দেখুন: 7 কি মেট্রিকস প্রতি ব্যবসায় মালিক নজরদারি উচিত

7। আপনার ঠিকানা পুস্তিকাটি নিয়মিতভাবে সংশোধন করুন

আপনার পরিচিতিগুলিকে আপ টু ডেট রাখা গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা, বিশেষত যখন আপনি আপনার গ্রাহকদের ঘন ঘন চালাবেন না বড় কোম্পানি সবসময় তাদের প্রসেস এবং ডেটা ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলি উন্নত করে, যা প্রায়ই ইমেল ঠিকানা পরিবর্তন করে।

সাধারণত, তারা এটিকে আগে থেকেই যোগাযোগ করে, কিন্তু স্বয়ংক্রিয় ইমেল সহজেই আপনার ইনবক্সে হারিয়ে যেতে পারে বা স্প্যাম হিসাবে ফিল্টার করা যায়। আপনি যদি একটি ব্যক্তিগত ইমেল চালানে পাঠিয়ে থাকেন, তাহলে সিসিতে জেনেরিক অর্থ বা অ্যাকাউন্টিং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করা নিশ্চিত করুন মানুষ আসে এবং যান, তাই কারো সাথে যোগাযোগ না করাই আপনার কোম্পানীর সাথে যোগাযোগ করুন।

এপি একাউন্টেন্টগুলি হয়তো তাদের ইনবক্সগুলিকে যতবার চান তারা চেক করতে পারবেন না। জেনেরিক চ্যানেলগুলির মাধ্যমে আপনার ইনভয়েডগুলি জমা দেওয়ার বিষয়টি নিশ্চিত করতে হবে যে তারা মান সময় ফ্রেমের মধ্যে মোকাবিলা করেছে।

8 হাসি দিয়ে অনুসরণ করুন

যখনই আপনি আপনার বাতিল ইনভয়েস বা বিলম্বিত অর্থপ্রদানের AP- এর সাথে অনুসরণ করবেন, বন্ধুত্বপূর্ণ হওয়ার একটি দীর্ঘ পথ হবে। স্বাভাবিকভাবেই, আপনি সময়মত অর্থ দাবি করার অধিকার রাখেন, কিন্তু একটি এপি ক্লার্কের সাথে নেতিবাচক স্বর গ্রহণ করতে সহায়তা করবে না।

সমস্যা সম্ভবত তাদের দোষ নয়। আপনি সহানুভূতি এবং উদারতা দেখাতে যদি তারা আপনার জন্য একটি অতিরিক্ত মাইল যেতে সম্ভবত বেশি। তাদের কাজ অত্যন্ত মন্দের, তাই মেশিনগুলির পরিবর্তে মানুষ হিসাবে তাদের চিকিত্সা আপনার পক্ষে কাজ করবে।