সফল প্রকল্প পরিকল্পনা থেকে সাতটি পদক্ষেপ।

সম্প্রতি, আমি বেশ কিছু প্রকল্প দল অংশ ছিল। এই অভিজ্ঞতার কিছু কিছু আমাকে পিছনে বসা এবং প্রকল্পের ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা এবং বাস্তবায়ন উন্নত করা যেতে পারে কিভাবে প্রকল্প পরিকল্পনা প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ করেছে।

প্রতিভাবান মানুষ দ্বারা পরিচালিত প্রকল্প বিলম্বিত বা সমাপ্ত না পর্যন্ত শেষ পর্যন্ত কেন? কেন প্রকল্প দল কখনও কখনও মনে করে যে তারা একটি চলন্ত টার্গেটের শুটিং করছে? আমি মনে করি যে সঠিক পরিকল্পনার অভাব বা একটি পদ্ধতিগত পদ্ধতি তৈরিতে ব্যর্থতা প্রকল্পের জন্য মারাত্মক হতে পারে।

প্রকল্প পরিকল্পনা কি?

প্রকল্প পরিকল্পনা হল আপনার উদ্দেশ্য এবং সুযোগ, আপনার লক্ষ্য এবং মাইলফলক), এবং প্রতিটি পদক্ষেপের জন্য কাজ এবং বাজেটের সম্পদ বরাদ্দ। একটি ভাল পরিকল্পনা জড়িত প্রত্যেকের সাথে সহজেই শেয়ার করা যায়, এবং এটি নিয়মিতভাবে revisited যখন এটি সবচেয়ে দরকারী। সহজভাবে একটি পরিকল্পনা রূপরেখা এবং আপনার টিম সঙ্গে এটি আলোচনা না আবার wasteted সময় এবং প্রচেষ্টা জন্য একটি ভাল রেসিপি।

আপনি একটি সহজ Google ডক মধ্যে আপনার প্রকল্প পরিকল্পনা করতে পারেন, অথবা আপনি প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার সুবিধা হল যে আপনি সাধারণত আপনার সমস্ত ডকুমেন্ট এবং deliverables এক জায়গায় সংরক্ষণ করতে পারবেন, এবং আপনি গুরুত্বপূর্ণ আলোচনার এবং সিদ্ধান্তগুলি ইমেল বা স্ল্যাক অকার্যকর না হারাতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, বেজসাম্পের মতো হাতিয়ার হিসাবে, অগ্রগতি ট্র্যাক করা সহজ এবং কথোপকথন এবং আইটেমগুলি যা কয়েকটি ভিন্ন ভিন্ন মানুষের সাথে সহযোগিতা প্রয়োজনের ট্র্যাক রাখে।

আপনি যদি দ্রুত পরিচালিত স্টার্টআপের মতো বা একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সম্পর্কে ভাবছেন, এটি সব শুরুতে অনেক সময় লাগে বলে মনে হতে পারে। কিন্তু, যদি আপনি শুরু থেকে শুরু করে আপনার প্রকল্প পরিকল্পনা নথিভুক্ত করেন এবং ট্র্যাকের উপর আপনাকে এবং আপনার দলকে রাখতে একটি রোডম্যাপ হিসেবে ব্যবহার করেন তবে আপনি প্রকৃতপক্ষে অনেক সময় এবং সম্পদ সংরক্ষণ করবেন।

এখানে সফল প্রকল্প পরিকল্পনার 7 টি কী আপনাকে শুরু করতে সাহায্য করে।

1 স্টেকহোল্ডারদের জন্য একটি রোডম্যাপ হিসাবে আপনার পরিকল্পনাটি মনে রাখুন

প্রকল্পটির প্রথম পর্যায় সমাপ্ত হওয়ার পর পরিবর্তন করা উচিত নয় এমন প্রত্যেকটি প্রকল্পের স্পষ্ট সুরক্ষিত লক্ষ্যগুলির সাথে একটি রোডম্যাপ প্রয়োজন। প্রকল্পটি বাস্তবায়নের কাজে জড়িত সকল অংশীদারদের নাম অন্তর্ভুক্ত করা উচিত এবং প্রাথমিক প্রকল্প পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার সময় তাদের প্রয়োজনীয়তা উল্লেখ করা উচিত।

এই স্টেকহোল্ডারদের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:

• প্রকল্প ব্যবস্থাপক অথবা পরিশেষে সমাপ্তির জন্য ব্যক্তিটি
• "গ্রাহক" যারা deliverables পায় - এটি আপনার টিম (অভ্যন্তরীণ) অথবা প্রকৃত অর্থপ্রদানকারী গ্রাহক হতে পারে।
• দল, অথবা যেকোন কৌশল যে অংশ পরিকল্পনা।

অনুমান করবেন না যে আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি স্টেকহোল্ডারের চাহিদা এবং লক্ষ্যগুলি বুঝতে পারবেন। আপনার প্রকল্প পরিকল্পনা নথিভুক্ত করার জন্য খুব বেশি দূরে যাওয়ার আগে, দলটির প্রত্যেকের প্রকল্প এবং দক্ষতাগুলি এবং সম্পদগুলি আপনি সত্যিই বুঝতে পারেন তা নিশ্চিত করতে তাদের সাথে কথা বলুন।

2 প্রজেক্টটি ডেলিভারেবলের একটি তালিকাতে বিলোপ করুন

সকল ডেলিবেলের তালিকা তৈরি করুন। এই তালিকাটি ছোট কর্মের মধ্যে যে ছোট দলগুলি নির্দিষ্ট দলীয় সদস্যদের নিয়োগ করা যায় তাদের মধ্যে ভাগ করে দিতে হবে, এবং আপনার প্রতিটি বিতরণযোগ্য বা টাস্কের সাথে সম্পর্কিত আনুমানিক নির্ধারিত সময়সীমা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।

নিশ্চিত করুন যে আপনি প্রতিটি বিতরণযোগ্য জন্য অনুমোদন প্রক্রিয়াটি বোঝেন এবং নথিভুক্ত করেন। যদি আপনার প্রকল্প একটি বহিরাগত গ্রাহকের জন্য হয় তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি তাদের অভ্যন্তরীণ অনুমোদন প্রক্রিয়াতে স্পষ্ট আছেন, যাতে আপনি বিলম্বের দ্বারা আশ্চর্য নন অথবা প্রতিদ্বন্দ্বিতামূলক মতামতের মাধ্যমে উইডিংয়ের সাথে ধীরগতির হন।

3। আপনার টিমের সাথে কথা বলুন

প্রতিটি প্রদেয় বা টাস্কের সাথে জড়িত সমস্ত ব্যক্তি এবং / অথবা সংগঠনের নাম চিহ্নিত করুন, এবং তাদের দায়িত্বগুলি বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করুন। অন্যথায়, মিস কমিউনিকেশন বিলম্ব এবং পরিস্থিতিতে যেখানে দলীয় সদস্যদের তাদের কাজ পুনরায় করতে পারে হতে পারে।

আপনার দলের আক্রমণ পরিকল্পিত পরিকল্পনা সম্পর্কে আপনার দলের সাথে কথা বলতে একটি kickoff বৈঠক রাখা কাজটি সম্পন্ন করার সর্বোত্তম উপায় সম্পর্কে আপনাকে চিন্তা করতে সহায়তা করার জন্য তাদেরকে জিজ্ঞাসা করুন। এই কেবল আপনাকে আরও দক্ষ হতে সাহায্য করবে, এটি তাদের কেনাকাটার জন্য আপনাকে সহায়তা করবে কারণ তারা প্রক্রিয়াটি সম্পর্কে আরও মালিকানা অনুভব করবে। বেসক্যাম্প মত একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল ব্যবহার করে প্রতিটি জায়গায় ট্র্যাক এবং সংরক্ষণাগার এবং কথোপকথনগুলি এক জায়গায় রাখার জন্য সহায়ক হতে পারে।

যদি আপনি প্রকল্পগুলির সাথে যোগাযোগ করতে ইমেইল ব্যবহার করেন, তাহলে একটি দল ইনবক্স ইমেল সমাধান ব্যবহার করে বিবেচনা করুন যা আপনাকে ইমেলগুলি নিয়োগ করতে দেবে যা যথাযথভাবে দলের সদস্যদের প্রতি প্রকল্প-সম্পর্কিত মনোযোগের প্রয়োজন হয়, আর অবিলম্বে বিশাল কথোপকথন থ্রেডকে এগিয়ে ওঠার পরিবর্তে।

4 । ঝুঁকি চিহ্নিত করুন

আপনার প্রকল্পে জড়িত ঝুঁকি নির্ধারণ করুন। যদি কিছু প্রত্যাশিত তুলনায় অনেক বেশি সময় লাগে তবে আপনি কি করবেন তা নিয়ে চিন্তা করুন, অথবা যদি আপনার প্রাথমিকভাবে প্রত্যাশিত মূল্যের চেয়েও বেশি খরচ হয়।

প্রত্যেকটি সম্ভাব্য নেতিবাচক ফলাফলের জন্য আপনার নির্দিষ্ট কোন নির্দিষ্ট পদক্ষেপের প্রয়োজন নেই, কিন্তু আপনি আপনার দলের সঙ্গে কিছু সময় ব্যয় করা উচিত, কি ভুল হতে পারে মাধ্যমে চিন্তা। তারপর, যতটা আপনি করতে পারেন যতটা সম্ভব আপনি সেই ঝুঁকিগুলোকে শুরু থেকে শুরু করতে পারেন, পরিবর্তে পরে ধরা পড়ে যাবেন না। আপনার বাজেট কীভাবে ঝুঁকির কারণগুলিও কিছু প্রভাব ফেলতে পারে।

5 একটি বাজেট তৈরি করুন

আপনার তালিকার তালিকায় সংযুক্ত এবং deliverables প্রকল্প খরচ এবং আনুমানিক বাজেট সম্পর্কে তথ্য হওয়া উচিত অর্থোপার্জনের অর্থ কীভাবে ব্যয় করা হয় তা চিহ্নিত না করে বড় প্রকল্পে বড় পরিমাণে অর্থের বিনিময়ের আকাঙ্ক্ষা প্রতিরোধ করুন। এটি আপনার দলের কাজ সম্পন্ন করার জন্য তাদের সাথে সম্পৃক্ত সম্পদগুলি বুঝতে সহায়তা করবে। যখন আপনি আপনার প্রাথমিক বাজেট সেট করছেন, তখন এই সংখ্যাগুলি সম্পূর্ণর পরিবর্তে রেঞ্জ হতে পারে।

নির্দিষ্ট আইটেমগুলির জন্য, আপনাকে কয়েকটি ভিন্ন বিক্রেতাদের কাছ থেকে উদ্ধৃতি পেতে হতে পারে। আপনার বাজেট ডকুমেন্টেশনতে সংক্ষিপ্তভাবে প্রকল্প সুযোগ স্বাক্ষর করার জন্য দস্তাবেজটি সহায়ক হতে পারে, আপনি যদি বাজেট সীমাবদ্ধতার উপর ভিত্তি করে বড় প্রকল্পে পরিবর্তন করতে চান, অথবা যদি আপনার বিক্রেতা সঠিকভাবে আশা করেন না।

> 6। মাইলস্টোন যোগ করুন

বড় লক্ষ্য সম্পন্ন করার জন্য মিলস্টোনস এবং কর্মগুলি সম্পন্ন করার জন্য একটি কাঠামো হিসাবে deliverables আপনার তালিকা ব্যবহার করুন। অ্যাকাউন্ট প্রজেক্ট দলের সদস্যদের 'প্রোডাক্টিভিটি, প্রাপ্যতা, এবং দক্ষতা বিবেচনা করে যুক্তিসঙ্গত সময়সীমা স্থাপন করুন।

স্মার্ট ফ্রেমওয়ার্কের মধ্যে আপনার মাইলস্টোনগুলি সম্পর্কে চিন্তা করুন। আপনার লক্ষ্যগুলি হওয়া উচিত:

• নির্দিষ্ট: যে কেউ বুঝতে পারে ভাষাটি পরিষ্কার, সংক্ষিপ্ত, এবং লিখিত।
• পরিমাপযোগ্য: যখন যথোপযুক্ত নম্বর বা পরিমাণগত ভাষা ব্যবহার করুন অস্পষ্ট বর্ণনা এড়িয়ে চলুন যা ব্যক্তিগত, ব্যক্তিক ব্যাখ্যা থেকে বেরিয়ে যায়।
• গ্রহণযোগ্য: আপনার লক্ষ্যগুলি, মাইলস্টোনস এবং deliverables- এ স্টেকহোল্ডারদের কাছ থেকে কিনুন।
• বাস্তবসম্মত: প্রসারিত লক্ষ্য এক জিনিস, কিন্তু অর্জন করা অসম্ভব লক্ষ্যের সেট করবেন না। আপনার দলের জন্য এবং আপনার স্টেকহোল্ডারদের জন্য হতাশাজনক, এবং শেষ পর্যন্ত আপনার প্রকল্পটি বিলম্বিত করতে পারে কারণ অসম্ভবটি সম্পন্ন করতে সাধারণত খরচ হয় এবং আরো লাগে।
• সময় ভিত্তিক: কংক্রিটের সময়সীমা সেট করুন আপনি যদি আপনার মাইলস্টোনগুলির সাথে যুক্ত ডার্লিমেণ্টগুলি পরিবর্তন করতে চান, তাহলে আপনি কেন পরিবর্তনটি করেছেন এবং কেন নথিভুক্ত করেছেন। আপনার দল এবং প্রাসঙ্গিক স্টেকহোল্ডারদেরকে অবহিত না করে চটপট পরিবর্তনগুলি-বা সম্পাদনার সময়সীমা এড়িয়ে চলুন।

7 অগ্রগতি প্রতিবেদন নির্দেশিকা সেট করুন

এই মাসিক, সাপ্তাহিক, বা দৈনিক রিপোর্ট হতে পারে। মূলত, আপনার প্রকল্পটি অনলাইন বা অফলাইনে একটি সহযোগীকৃত কাজ করার জন্য স্থাপন করা উচিত যেখানে সমস্ত দল অগ্রগতি নিরীক্ষণ করতে পারে। আপনি একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা-ডকুমেন্ট আছে তা নিশ্চিত করুন যে কতদিন ধরে আপনি স্টেকহোল্ডারদের অগ্রগতির আপডেট করবেন এবং আপনি কীভাবে তথ্য ভাগ করবেন- যেমন একটি সাপ্তাহিক মিটিং বা দৈনিক ইমেলে।

আপনি আপনার মাইলস্টোনগুলি চিহ্নিত করার সময় সেট আপ করুন আপনার রিপোর্টগুলি নির্দেশিকা যে কোনও চাকা বা পুনরুত্থান না করার চেষ্টা করুন নতুন সময়গুলি যখন আপনার অগ্রগতির যোগাযোগ করতে হবে মনে রাখবেন যে বেজসাম্পের মত একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করে লুপে স্টেকহোল্ডারগুলি আপনার ইনবক্সকে ক্লান্তিকরণ না করে, বা দীর্ঘ স্ল্যাক চ্যাটগুলিতে কথোপকথন হারাতে পারে না।

কার্যকরী প্রকল্প পরিকল্পনা ও ব্যবস্থাপনার গোপনীয়তা আপনার সংগঠিত এবং ভালভাবে যোগাযোগ করে থাকে দল এবং স্টেকহোল্ডারদের। আপনি প্রকল্প পরিচালন সফ্টওয়্যার ব্যবহার বা না করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন কিনা, আপনি আপনার প্রোজেক্টের সাথে সম্পর্কযুক্ত সমস্ত উপকরণ এবং সম্পদ কোথায় এবং কীভাবে সংরক্ষণ করবেন তা নিয়ে চিন্তা করুন- যদি আপনি পারেন তবে এক জায়গায় সবকিছু রাখুন। গুড লাক!